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7 tips para almacenar archivos de tu empresa

7 TIPS PARA ALMACENAR ARCHIVOS DE TU EMPRESA

Un problema común que comparten muchas empresas es no saber en dónde almacenar el archivo que, por su importancia, no se puede desechar. Por eso hoy, OIKOS Storage te trae algunos consejos o tips para que logres despejar espacio en tu sitio de trabajo, sin deshacerte de documentos valiosos. 

¿Qué empresa no está llena de documentos? Generalmente, la acumulación de papeles y archivos importantes dentro de una compañía es común, sobre todo porque no pueden ser desechados por su vital importancia. Definitivamente, unas mini bodegas de mercancía te ayudarán a guardar cada registro de la manera correcta.

 

Lo más importante de almacenar los archivos es que estén de manera organizada y en un espacio con las características que te permitan cumplir con los mejores métodos de almacenamiento.

 

Es así como debería estar tu archivo empresarial

 

Hay que seguir unos pasos que te ayudarán a tener un archivo eficiente, ordenando y con todo lo necesario para gestionar tus procesos:

 

• Hacer una categorización de tus archivos.

 

• Contar con una correcta administración de los archivos (materiales, espacios, etc.).

 

• Gestionar todos los documentos (capacitaciones, procesos de archivos, entre otros).

 

¿Cómo puedo almacenarlos correctamente?

 

A continuación, te daremos una lista con una serie de tips que deberás tomar en cuenta para que el almacenamiento de tus archivos en unas minibodegas tenga los mejores resultados:

 

1. Busca materiales que ayuden a conservar tus documentos, como carpetas que sean resistentes a cualquier agente externo. Generalmente suelen usar ganchos de plástico para evitar que los papeles se llenen de óxido.

 

2. Cuenta con cajas especiales para el almacenamiento de archivos, son ideales para prevenir roedores o contacto con polvo y humedad.

 

3. Sin importar el tipo de sistema para archivar en las mini bodegas de mercancías, lo importante será marcar todo lo que contenga.

 

4. Realiza una categorización de todas las carpetas con el contenido de cada una de estas como: proyectos, facturas, clientes, etc. También servirá hacer una segunda categorización por año y, luego, por meses.

 

5. Para una fácil distinción de la categorización, puedes agregar al sistema una asignación de colores para encontrar todo más fácil.

 

6. Los documentos tienen variaciones, será ideal crear legajos para ir añadiendo más información y asegurarte que todo esté organizado.

 

7. Deberás almacenar todos los documentos sueltos, por ese motivo lo mejor será que quites, con mucho cuidado, separadores, clips, ganchos, y demás. Si tienes documentos pequeños, como facturas, colócalas en hojas tipo carta para evitar su pérdida.

 

Te aseguramos que siguiendo estos maravillosos 7 consejos el almacenamiento, una minibodega será totalmente eficiente para que todos los documentos de tu empresa estén en un mismo lugar de manera organizada y dejando libre un espacio importante que puedes destinar, por ejemplo, a otra oficina.

 

OIKOS Storage será ese lugar en el que podrás encontrar una gran cantidad de tipos de bodega desde 1 hasta 300 metros cúbicos, sin cláusula de permanencia y a un precio completamente asequible desde $60.000 COP para que puedas almacenar todo aquello que, en tu oficina, ocupa un espacio valioso. 

 

Si quieres recuperar prontamente todo tu espacio perdido, arrendar una de nuestras minibodegas será el primer paso para lograrlo. ¡No esperes más y comienza a ahorrar espacio desde ya!