Tips para el almacenamiento de archivos y documentos físicos

La acumulación de archivos de valor dentro de una compañía es una práctica que muchas veces no se gestiona de la mejor manera; especialmente, porque existen grandes volúmenes de documentos que no pueden ser desechados debido a su vital importancia y a que ayudan a llevar la trazabilidad de las gestiones internas. Por esta razón, cada vez más emprendimientos o negocios han empezado a buscar soluciones de espacio a través de bodegas para archivos y han logrado despejar sus áreas de manera dinámica cuando toman la decisión de optar por el almacenamiento externo. 

En OIKOS Storage sabemos que lo más importante del bodegaje de documentos es que siempre estén protegidos y se dispongan con facilidad de acceso para que su organización sea óptima. Sin embargo, para ahondar aún más en esta temática, te invitamos a que nos acompañes en la lectura de esta nota y descubras los principales consejos que necesitas saber para el correcto almacenamiento de documentos físicos. ¡No te lo pierdas! 

La importancia de un buen almacenamiento documental

Muchas empresas acumulan grandes volúmenes de documentos que no pueden ser descartados debido a su importancia para la trazabilidad de los procesos internos. Sin embargo, la falta de espacio puede generar desorden e incluso deterioro de los archivos. Por ello, cada vez más compañías están optando por el bodegaje de documentos en soluciones externas como una bodega para archivos, lo que permite liberar espacio en sus oficinas sin comprometer la seguridad de la información.

En OIKOS Storage, entendemos que el resguardo de documentos debe ser seguro y accesible. Por eso, te compartimos los mejores consejos para organizar y almacenar tus archivos físicos de manera eficiente.

¿Cómo almacenar archivos físicos correctamente?

Para garantizar un archivo eficiente y ordenado, es fundamental seguir tres pasos clave:

• Categorizar los documentos de acuerdo con su tipo y relevancia.

• Administrar los materiales y el espacio de almacenamiento adecuadamente.

• Gestionar la documentación mediante procesos adecuados de organización.

Pasos para optimizar el bodegaje de documentos

1. Elige materiales adecuados: Usa carpetas resistentes a la humedad y ganchos plásticos para evitar la corrosión de los papeles.

2. Usa cajas especiales para documentos: Protegen contra roedores, polvo y humedad, a diferencia de las cajas convencionales.

3. Clasifica los archivos por tipo y fecha: Agrupa documentos por categorías como proyectos, facturas y clientes, y organízalos por año y mes.

4. Etiqueta las cajas: Usa etiquetas resistentes para identificar el contenido, el año y el mes de cada caja.

5. Asigna códigos de color: Facilita la identificación rápida de los documentos, asignando un color específico a cada categoría.

6. Ordena documentos sueltos: Usa hojas tipo carta para pequeños archivos como facturas, evitando su extravío.

Implementar estas estrategias permitirá optimizar el almacenamiento y mejorar la eficiencia de los procesos internos de tu empresa.

Bodegas en arriendo económicas para documentos empresariales

Si buscas un espacio seguro y flexible para tus documentos, en OIKOS Storage te ofrecemos bodegas para guardar cosas con beneficios exclusivos:

• Planes flexibles: Alquiler sin cláusulas de permanencia y pagos proporcionales al espacio utilizado.

• Atención personalizada: Equipo capacitado para asesorarte en la gestión de tu almacenamiento.

• Espacios adaptables: Minibodegas desde 1 m³ hasta 300 m³ para cualquier volumen de documentos.

• Seguridad 24/7: Instalaciones con circuito cerrado de televisión y monitoreo constante.

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Esperamos que esta información te sea de gran utilidad para que puedas dar el siguiente paso y alquilar una bodega para archivos ideal para las necesidades de tu empresa. En OIKOS Storage llevamos más de 10 años de trayectoria ayudando a los colombianos a solucionar sus problemas de espacio y por eso sabemos que podemos brindarte los mejores servicios a ti o a tu empresa. No lo pienses más, ¡contáctanos hoy mismo!